Kassen 

Datenspeicherung für Finanzamt GDPdU 

 

Digitale Aufbewahrung von Unterlagen bei Bargeschäften

 

Seit dem Jahr 2002 sind Unternehmen,die Bargeschäfte tätigen,  

verpflichtet, die elektronischen Daten der Kassensysteme elektronisch aufzubewahren und gegebenfalls dem Betriebsprüfer des Finanzamtes

vorzulegen. Es müssen also die kompletten Daten gespeichert werden.

 

Aufgrund einer Anweisung des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 1996 gab es allerdings eine Vereinfachungsregelung, dass die Daten der Einzelbons nicht aufbewahrt werden müssen, wenn die Tages-

endsummenbons ("Z-Bons")lückenlos vorgelegt werden konnten.

 

Mit dieser Vereinfachung ist absofort Schluss.

Vereinfachung aufgehoben - Kassen werden gläsern!    

 

Mit einem neuen Schreiben hat das Finanzministerium seine Vereinfachungsregel aus dem Jahr 1996 aufgehoben und die Anforderungen an die elektronische Kassenführung neu definiert.

 

Es müssen sämtliche elektronische Daten der Kassensysteme unverdichtet gespeichert werden.

Ein Löschen der Einzelbons zugunstendes Tagesendsummenbons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Z-Bons auf Papier ist nicht ausreichend. Dem Finanzbeamten muss ein Auslesen der Daten aus der Kasse ermöglicht werden.

 

Selbstverständlich sind alle Organisationsunterlagen rund um die jeweilige Kasse, wie z.B.  * Bedienungsanleitungen und Programmieranleitungen

              * Protokolle von Umprogrammierungen

                (Artikelstammänderungen, Bedienereinrichtung, Kellnereinrichtung)

 so wie bisher aufzubewahren.

 

Neu ist daneben auch, dass für jede Kasse protokolliert werden muss, in welchen Zeiten eine Kasse an welchem Ort eingesetzt wurde.

 

Übergangsfrist bei technischen Problemen

 

Nicht alle Arten von Kassen können diese neuen Anforderungen erfüllen. Dort, wo eine Kasse bauartbedingt die  vorgeschriebenen digitalen Aufzeichnungspflichten nicht erfüllen und auch nicht umgerüstet werden kann, genügt es weiterhin, nur die fortlaufenden Z-Bons aufzubewahren. Dieses Zugeständnis der Verwaltung ist allerdings bis zum 31.12.2016 begrenzt. Bis zudiesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Kasse auf einen solchen Kassentyp umgestellt haben.  

 

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